ڈیٹا برقرار رکھنے کی حدود پر قابو پانا اور ڈیٹا انٹیلی جنس کو محفوظ کرنا۔

جی ڈی پی آر کا آرٹیکل 5 (1) (ای) کہتا ہے: "ذاتی ڈیٹا کو ایک ایسی شکل میں رکھا جائے گا جو ڈیٹا کے مضامین کی شناخت کی اجازت دیتا ہے جس سے زیادہ عرصے کے لیے ان مقاصد کے لیے ضروری نہیں ہے جن کے لیے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی کی جاتی ہے۔"

یہ مضمون کیا کہتا ہے ، یہاں تک کہ اگر کوئی تنظیم ذاتی ڈیٹا اکٹھا کرتی ہے اور استعمال کرتی ہے ، وہ اسے غیر معینہ مدت تک نہیں رکھ سکتے۔ جی ڈی پی آر ڈیٹا کے لیے وقت کی حد متعین نہیں کرتا۔ یہ تنظیم پر منحصر ہے۔ اسٹوریج کی حد کے اصولوں کی تعمیل اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ ڈیٹا کو مٹا دیا جائے ، گمنام کیا جائے ، یا ترکیب کیا جائے تاکہ اس خطرے کو کم کیا جا سکے کہ ڈیٹا غیر متعلقہ اور ضرورت سے زیادہ یا غلط اور ڈیٹا سے باہر ہو جاتا ہے۔ عملی نقطہ نظر سے اسٹوریج اور سیکورٹی سے متعلق غیر ضروری اخراجات کے ساتھ آپ کی ضرورت سے زیادہ ذاتی ڈیٹا رکھنے میں ناکافی ہے۔ اس بات کو ذہن میں رکھتے ہوئے کہ تنظیموں کو ڈیٹا سبجیکٹ تک رسائی کی درخواستوں کا جواب دینا چاہیے ، یہ جتنا زیادہ ڈیٹا کو کسی تنظیم کے ذریعے ڈھونڈنا ہے اتنا ہی مشکل ہو جاتا ہے۔ زیادہ مقدار میں ڈیٹا رکھنے سے ڈیٹا کی خلاف ورزی سے متعلقہ خطرہ بھی بڑھ جاتا ہے۔

برقرار رکھنے کے نظام الاوقات کو برقرار رکھنا آپ کے پاس موجود معلومات کی اقسام ، آپ اسے کس چیز کے لیے استعمال کرتے ہیں ، اور کب اسے حذف کرنا چاہیے۔ دستاویزات کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ، تنظیموں کو معلومات کے مختلف زمروں کے لیے معیاری برقرار رکھنے کے ادوار کو قائم اور دستاویز کرنا چاہیے۔ تنظیموں کے لیے مشورہ دیا جاتا ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ وہ ان برقرار رکھنے کے ادوار کی تعمیل کر رہے ہیں اور مناسب وقفوں پر برقرار رکھنے کا جائزہ لیں۔