克服數據保留限制並保留數據智能
克服法定保留期並保留數據，以發現有價值的模式、趨勢和合成數據隨時間的關係。
個人數據可以存儲多長時間？
儘管 GDPR 的數據保留期限明顯嚴格，但沒有關於存儲限制的規則。 組織可以根據他們認為合適的任何理由設定自己的截止日期，但是組織必須記錄並證明其設定時間範圍的原因。
該決定應基於兩個關鍵因素：處理數據的目的，以及保留數據的任何監管或法律要求。 只要您的目的之一仍然適用，您就可以繼續存儲數據。 您還應該考慮保留數據的法律和法規要求。 例如，當數據需要繳納稅款和審計時，或者要遵守定義的標準時，您必須遵守數據保留指南。
您可以通過創建數據流圖來計劃如何使用您的數據以及將來是否需要使用這些數據。 此過程在定位數據並在保留期到期後將其刪除時也很有幫助。
GDPR 下的數據最小化原則
GDPR 第 5(1)(c) 條規定：“個人數據應：充分、相關且僅限於與其處理目的相關的必要內容。”
理想情況下，這意味著組織確定滿足收集數據的目的所需的最少個人數據量。 決定什麼是“足夠的、相關的和有限的”對組織來說是一個挑戰，因為 GDPR 沒有定義這些術語。 要評估您是否持有適量的數據，首先要清楚為什麼需要數據以及收集的數據類型。 對於特殊類別或刑事犯罪數據，擔憂進一步加劇。
收集個人資料以備將來可能有用的機會是不符合資料最少化原則的。 組織應定期審查其處理活動，以確保個人數據仍然相關、準確且足以滿足您的目的，刪除不再需要的任何內容。
因此，數據最小化與存儲限制原則密切相關。
GDPR 規定的保留限制
GDPR 第 5(1)(e) 條規定：“個人數據應以允許識別數據主體的形式保存，時間不得超過處理個人數據所需的時間。”
這篇文章說的是，即使一個組織合法地收集和使用個人數據，他們也不能無限期地保留它。 GDPR 沒有規定數據的時間限制。 這取決於組織。 遵守存儲限制原則可確保數據被擦除、匿名或合成，以降低數據變得無關緊要、過多或不准確和數據不足的風險。 從實際角度來看，持有比您需要的更多的個人數據是低效的，並且會產生與存儲和安全相關的不必要成本。 請記住，組織必須響應數據主體訪問請求，組織必須篩選的數據越多，這變得越困難。 持有過多的數據也會增加與數據洩露相關的風險。
維護保留時間表列出了您持有的信息類型、您的用途以及必須刪除的時間。 為了遵守文檔要求，組織必須為不同類別的信息建立並記錄標准保留期限。 建議組織確保他們遵守這些保留期限並在適當的時間間隔審查保留情況。
保留數據的價值
“數據是數字經濟的新石油”。 是的，這可能是一個誇大其詞的說法，但大多數人都會同意，數據對於組織實現創新是有價值的和必不可少的，它允許組織隨著時間的推移發現有價值的模式、趨勢和關係，以支持組織提供可操作的見解。
但是，數據最小化原則和（特定的）合法數據保留期限要求組織在一定時間段後銷毀數據。 因此，這些組織必須破壞其實現數據驅動創新的基礎：數據。 沒有數據和豐富的歷史數據數據庫，實現數據驅動的創新將變得具有挑戰性。 因此，這引入了一種情況，即由於數據被破壞，組織無法隨著時間的推移發現有價值的模式、趨勢和關係，以支持組織具有可操作的洞察力。
那麼，您如何在保留數據智能的同時克服這些挑戰？
您可以通過創建合成數據或匿名數據來解決數據保留期限； 這意味著該信息不能與可識別的數據主體相關聯。 如果您的數據是匿名的，GDPR 允許您根據需要保留它。
但是，您在執行此操作時應該小心。 如果該信息可以與組織持有的其他信息一起用於識別個人，那麼它就沒有充分匿名。 這個博客 說明並解釋了經典匿名化技術失敗的原因，並且在此數據保留用例中，沒有提供任何解決方案。
如何處理超過保留期的數據
當數據保留期限到期時，您有三個選項：您可以刪除、匿名或創建合成數據。
如果您選擇刪除數據，則必須確保已丟棄所有副本。 為此，您需要找出數據的存儲位置。 它是數字文件、硬拷貝還是兩者兼而有之？
擦除硬拷貝數據很容易，但數字數據通常會留下痕跡，並且副本可能駐留在被遺忘的文件服務器和數據庫中。 為了遵守 GDPR，您需要將數據置於“無法使用”的狀態。 應從實時和備份系統中刪除所有數據副本。
根據數據最小化原則，將個人數據的使用限制在絕對必要的範圍內，您的組織表示了保留限制。 當那一刻到來時，是時候刪除您的數據了。 可是等等！ 您的數據就是您的黃金。 不要扔掉你的黃金！
你如何匿名數據？
您可以通過將數據轉換為合成數據來匿名化數據，以繼續獲取價值並保留數據智能。
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