डेटा प्रतिधारण सीमाओं पर काबू पाना और डेटा इंटेलिजेंस को संरक्षित करना

जीडीपीआर के अनुच्छेद 5(1)(ई) में कहा गया है: "व्यक्तिगत डेटा को ऐसे रूप में रखा जाएगा जो उन उद्देश्यों के लिए आवश्यक से अधिक समय तक डेटा विषयों की पहचान की अनुमति देता है जिनके लिए व्यक्तिगत डेटा संसाधित किया जाता है।"

यह लेख क्या कहता है कि, भले ही कोई संगठन व्यक्तिगत डेटा को वैध तरीके से एकत्र और उपयोग करता है, वे इसे अनिश्चित काल तक नहीं रख सकते हैं। जीडीपीआर डेटा के लिए समय सीमा निर्दिष्ट नहीं करता है। यह संगठन पर निर्भर है. भंडारण सीमा के सिद्धांतों का अनुपालन सुनिश्चित करता है कि डेटा अप्रासंगिक और अत्यधिक या गलत और डेटा से बाहर होने के जोखिम को कम करने के लिए डेटा को मिटा दिया गया है, अज्ञात किया गया है, या संश्लेषित किया गया है। व्यावहारिक दृष्टिकोण से, भंडारण और सुरक्षा से संबंधित अनावश्यक लागतों के साथ आवश्यकता से अधिक व्यक्तिगत डेटा रखना अक्षम्य है। इस बात को ध्यान में रखते हुए कि संगठनों को डेटा विषय पहुंच अनुरोधों का जवाब देना होगा, किसी संगठन को जितना अधिक डेटा छांटना होगा, यह उतना ही कठिन हो जाएगा। अत्यधिक मात्रा में डेटा रखने से डेटा उल्लंघन से जुड़ा जोखिम भी बढ़ जाता है।

अवधारण शेड्यूल बनाए रखने से आपके पास मौजूद जानकारी के प्रकार, आप इसका उपयोग किस लिए करते हैं और इसे कब हटाया जाना चाहिए, इसकी सूची बनाएं। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए, संगठनों को विभिन्न श्रेणियों की जानकारी के लिए मानक अवधारण अवधि स्थापित और दस्तावेज़ीकृत करनी चाहिए। संगठनों के लिए यह सलाह दी जाती है कि वे यह सुनिश्चित करें कि वे इन प्रतिधारण अवधियों का अनुपालन कर रहे हैं और उचित अंतराल पर प्रतिधारण की समीक्षा करें।