მონაცემთა შენახვის შეზღუდვების დაძლევა და მონაცემთა ინტელექტის შენარჩუნება

GDPR– ის მე –5 მუხლის 1 – ლი პუნქტის „ე“ ქვეპუნქტში ნათქვამია: „პერსონალური მონაცემები ინახება იმ ფორმით, რომელიც იძლევა მონაცემების სუბიექტების იდენტიფიკაციის საშუალებას არა უმეტეს იმ საჭიროებისა, რისთვისაც საჭიროა პერსონალური მონაცემების დამუშავება“.

ამ სტატიაში ნათქვამია, რომ მაშინაც კი, თუ ორგანიზაცია აგროვებს და იყენებს პერსონალურ მონაცემებს კანონიერად, ისინი ვერ შეინახავს მას განუსაზღვრელი ვადით. GDPR არ განსაზღვრავს მონაცემების ვადებს. ეს ორგანიზაციის გადასაწყვეტია. შენახვის შეზღუდვის პრინციპების დაცვა უზრუნველყოფს მონაცემების წაშლას, ანონიმიზაციას ან სინთეზს, რათა შემცირდეს რისკი, რომ მონაცემები გახდეს შეუსაბამო და გადაჭარბებული ან არაზუსტი და მონაცემებიდან ამოწურული. პრაქტიკული თვალსაზრისით, არაეფექტურია უფრო მეტი პერსონალური მონაცემის შენახვა, ვიდრე გჭირდებათ შენახვისა და უსაფრთხოებასთან დაკავშირებული არასაჭირო ხარჯებით. იმის გათვალისწინებით, რომ ორგანიზაციებმა უნდა უპასუხონ მონაცემთა სუბიექტის წვდომის მოთხოვნებს, ეს უფრო რთულდება, რაც უფრო მეტი მონაცემები უნდა გადახედოს ორგანიზაციას. მონაცემთა გადაჭარბებული რაოდენობის შენახვა ასევე ზრდის მონაცემთა დარღვევასთან დაკავშირებულ რისკს.

შენახვის გრაფიკის დაცვით ჩამოთვალეთ იმ სახის ინფორმაცია, რომელსაც ფლობთ, რისთვის იყენებთ მას და როდის უნდა წაიშალოს. დოკუმენტაციის მოთხოვნების შესასრულებლად, ორგანიზაციებმა უნდა შექმნან და დოკუმენტირებენ სტანდარტული შენახვის პერიოდები ინფორმაციის სხვადასხვა კატეგორიისთვის. მიზანშეწონილია ორგანიზაციებმა უზრუნველყონ, რომ ისინი შეასრულებენ ამ შენახვის პერიოდებს და გადახედონ შენარჩუნებას შესაბამისი ინტერვალებით.