التغلب على قيود الاحتفاظ بالبيانات والحفاظ على ذكاء البيانات

تنص المادة 5 (1) (هـ) من اللائحة العامة لحماية البيانات على ما يلي: "يجب الاحتفاظ بالبيانات الشخصية في شكل يسمح بتحديد موضوعات البيانات لفترة لا تزيد عما هو ضروري للأغراض التي تتم من أجلها معالجة البيانات الشخصية."

ما تقوله هذه المقالة هو أنه حتى لو قامت منظمة بجمع واستخدام البيانات الشخصية بشكل قانوني ، فلا يمكنها الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى. لا تحدد اللائحة العامة لحماية البيانات الحدود الزمنية للبيانات. هذا متروك للمنظمة. يضمن الامتثال لمبادئ تقييد التخزين أن يتم مسح البيانات أو إخفاء هويتها أو توليفها لتقليل مخاطر أن تصبح البيانات غير ذات صلة ومفرطة أو غير دقيقة ونفاد البيانات. من منظور عملي ، من غير المجدي الاحتفاظ ببيانات شخصية أكثر مما تحتاج إليه مع تكاليف غير ضرورية تتعلق بالتخزين والأمان. مع الأخذ في الاعتبار أن المؤسسات يجب أن تستجيب لطلبات الوصول إلى موضوع البيانات ، يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة كلما زادت البيانات التي يتعين على المؤسسة فحصها. يؤدي الاحتفاظ بكميات كبيرة من البيانات أيضًا إلى زيادة المخاطر المرتبطة بخرق البيانات.

يسرد الاحتفاظ بجداول الاستبقاء أنواع المعلومات التي تحتفظ بها ، والأغراض التي تستخدمها من أجلها ، ومتى يجب حذفها. للامتثال لمتطلبات التوثيق ، يجب على المؤسسات إنشاء وتوثيق فترات الاحتفاظ القياسية لفئات مختلفة من المعلومات. من المستحسن للمؤسسات التأكد من امتثالها لفترات الاستبقاء هذه ومراجعة الاستبقاء على فترات مناسبة.