การเอาชนะข้อจำกัดในการเก็บรักษาข้อมูลและการรักษาข้อมูลอัจฉริยะ
เอาชนะระยะเวลาเก็บรักษาทางกฎหมายและเก็บรักษาข้อมูลเพื่อระบุรูปแบบ แนวโน้ม และความสัมพันธ์อันมีค่าเมื่อเวลาผ่านไปด้วยข้อมูลสังเคราะห์
ข้อมูลส่วนบุคคลสามารถเก็บไว้ได้นานแค่ไหน?
แม้ว่าระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลของ GDPR จะเข้มงวดอย่างเห็นได้ชัด แต่ก็ไม่มีกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจำกัดพื้นที่จัดเก็บ องค์กรสามารถกำหนดเส้นตายของตนเองได้ตามที่เห็นสมควร อย่างไรก็ตาม องค์กรต้องจัดทำเอกสารและให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงกำหนดกรอบเวลาที่มี
การตัดสินใจควรขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญสองประการ: วัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูล และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหรือทางกฎหมายสำหรับการเก็บรักษาข้อมูล ตราบใดที่วัตถุประสงค์ของคุณยังคงมีผล คุณก็สามารถจัดเก็บข้อมูลต่อไปได้ คุณควรพิจารณาข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับของคุณเพื่อเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น เมื่อข้อมูลต้องเสียภาษีและการตรวจสอบ หรือเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ จะมีแนวทางการเก็บรักษาข้อมูลที่คุณต้องปฏิบัติตาม
คุณสามารถวางแผนว่าจะใช้ข้อมูลของคุณอย่างไรและจำเป็นสำหรับการใช้งานในอนาคตหรือไม่โดยการสร้างแผนผังการไหลของข้อมูล กระบวนการนี้ยังมีประโยชน์ในการค้นหาข้อมูลและนำข้อมูลออกเมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา
หลักการย่อขนาดข้อมูลภายใต้ GDPR
บทความ 5(1)(c) ของ GDPR กล่าวว่า "ข้อมูลส่วนบุคคลจะต้อง: เพียงพอ เกี่ยวข้องและจำกัดเฉพาะสิ่งที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ในการประมวลผล"
ตามหลักการแล้ว นี่หมายความว่าองค์กรต่างๆ ระบุจำนวนข้อมูลส่วนบุคคลขั้นต่ำที่จำเป็นต่อการเติมเต็มวัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูล การตัดสินใจว่าอะไรคือ "เพียงพอ เกี่ยวข้อง และจำกัด" สามารถพิสูจน์ความท้าทายสำหรับองค์กร เนื่องจากข้อกำหนดเหล่านี้ไม่ได้กำหนดโดย GDPR ในการประเมินว่าคุณกำลังเก็บข้อมูลในปริมาณที่เหมาะสมหรือไม่ ก่อนอื่น ให้ชัดเจนว่าเหตุใดจึงต้องใช้ข้อมูลและประเภทของข้อมูลที่ถูกรวบรวม สำหรับหมวดหมู่พิเศษหรือข้อมูลความผิดทางอาญา ความกังวลจะเพิ่มมากขึ้น
การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลโดยบังเอิญที่อาจเป็นประโยชน์ในอนาคตจะไม่เป็นไปตามหลักการของการลดขนาดข้อมูล องค์กรควรตรวจสอบกิจกรรมการประมวลผลเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลยังคงมีความเกี่ยวข้อง ถูกต้อง และเพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณในการลบสิ่งที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
ด้วยเหตุนี้ การลดขนาดข้อมูลจึงเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับหลักการจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล
ข้อจำกัดในการเก็บรักษาตามที่กำหนดไว้โดย GDPR
บทความ 5(1)(e) ของ GDPR กล่าวว่า: “ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้ในรูปแบบที่อนุญาตให้ระบุเจ้าของข้อมูลได้ไม่นานเกินความจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล”
บทความนี้กล่าวว่าแม้ว่าองค์กรจะรวบรวมและใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกกฎหมาย แต่ก็ไม่สามารถเก็บไว้ได้อย่างไม่มีกำหนด GDPR ไม่ได้ระบุการจำกัดเวลาสำหรับข้อมูล นี้ขึ้นอยู่กับองค์กร การปฏิบัติตามหลักการจำกัดการจัดเก็บข้อมูลทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกลบ ไม่ระบุชื่อ หรือสังเคราะห์เพื่อลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะไม่เกี่ยวข้องและมากเกินไปหรือไม่ถูกต้องและข้อมูลหมด จากมุมมองเชิงปฏิบัติ การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้ไม่มีประสิทธิภาพมากกว่าที่คุณต้องการโดยมีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและความปลอดภัย โปรดทราบว่าองค์กรต้องตอบสนองต่อคำขอเข้าถึงเจ้าของข้อมูล สิ่งนี้จะยากขึ้นเมื่อองค์กรต้องกรองข้อมูลมากขึ้น การเก็บข้อมูลจำนวนมากเกินไปจะเพิ่มความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดข้อมูล
การรักษาตารางเวลาการเก็บรักษาจะแสดงรายการประเภทของข้อมูลที่คุณถือ สิ่งที่คุณใช้สำหรับ และเวลาที่จำเป็นต้องลบ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านเอกสาร องค์กรต้องจัดทำและจัดทำเอกสารระยะเวลาการเก็บรักษามาตรฐานสำหรับข้อมูลประเภทต่างๆ ขอแนะนำสำหรับองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะปฏิบัติตามระยะเวลาการเก็บรักษาเหล่านี้และทบทวนการเก็บรักษาในช่วงเวลาที่เหมาะสม
การรักษามูลค่าของข้อมูล
“ข้อมูลคือน้ำมันรูปแบบใหม่ของเศรษฐกิจดิจิทัล” ใช่ นี่อาจเป็นคำพูดที่เกินจริง แต่ส่วนใหญ่จะเห็นด้วยว่าข้อมูลมีค่าและจำเป็นสำหรับองค์กรในการตระหนักถึงนวัตกรรม ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถระบุรูปแบบที่มีคุณค่า แนวโน้ม และความสัมพันธ์เมื่อเวลาผ่านไปเพื่อสนับสนุนองค์กรด้วยข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปปฏิบัติได้
อย่างไรก็ตาม หลักการย่อขนาดข้อมูลและระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลทางกฎหมาย (เฉพาะ) กำหนดให้องค์กรต้องทำลายข้อมูลหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง ดังนั้นองค์กรเหล่านั้นจึงต้องทำลายรากฐานของการสร้างนวัตกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล นั่นคือ ข้อมูล หากไม่มีข้อมูลและฐานข้อมูลที่มีข้อมูลทางประวัติศาสตร์จำนวนมาก การตระหนักถึงนวัตกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจะกลายเป็นเรื่องท้าทาย ดังนั้น สิ่งนี้จะแนะนำสถานการณ์ที่องค์กรไม่สามารถระบุรูปแบบที่มีคุณค่า แนวโน้ม และความสัมพันธ์เมื่อเวลาผ่านไป เพื่อสนับสนุนองค์กรด้วยข้อมูลเชิงลึกที่ดำเนินการได้เนื่องจากข้อมูลที่ถูกทำลาย
ดังนั้นคุณจะเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ในขณะที่รักษาความฉลาดของข้อมูลได้อย่างไร
คุณสามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับกำหนดเวลาการเก็บรักษาข้อมูลโดยการสร้างข้อมูลสังเคราะห์หรือโดยการไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งหมายความว่าข้อมูลไม่สามารถเชื่อมต่อกับเจ้าของข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้ หากข้อมูลของคุณไม่เปิดเผยชื่อ GDPR จะอนุญาตให้คุณเก็บข้อมูลไว้ได้นานเท่าที่คุณต้องการ
อย่างไรก็ตาม คุณควรระมัดระวังในการทำเช่นนี้ หากสามารถใช้ข้อมูลร่วมกับข้อมูลอื่น ๆ ที่องค์กรเก็บไว้เพื่อระบุตัวบุคคลได้ ข้อมูลนั้นก็จะไม่ถูกปกปิดอย่างเพียงพอ บล็อกนี้ แสดงให้เห็นและอธิบายว่าทำไมเทคนิคการลบข้อมูลระบุตัวตนแบบคลาสสิกจึงล้มเหลว และในกรณีการใช้งานการเก็บข้อมูลนี้ ก็ไม่มีวิธีแก้ไข
จะทำอย่างไรกับข้อมูลที่เกินระยะเวลาเก็บรักษา
คุณมีสามตัวเลือกเมื่อวันสิ้นสุดการเก็บรักษาข้อมูลหมดอายุ: คุณสามารถลบ ปิดบัง หรือสร้างข้อมูลสังเคราะห์
หากคุณเลือกที่จะลบข้อมูล คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทิ้งสำเนาทั้งหมดแล้ว ในการทำเช่นนี้ คุณจะต้องค้นหาว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ใด มันเป็นไฟล์ดิจิทัล ฉบับพิมพ์ หรือทั้งสองอย่าง?
การลบข้อมูลฉบับพิมพ์ทำได้ง่าย แต่ข้อมูลดิจิทัลมักทิ้งร่องรอยไว้ และสำเนาอาจอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์และฐานข้อมูลที่ถูกลืม เพื่อให้สอดคล้องกับ GDPR คุณจะต้องใส่ข้อมูล 'เกินกว่าจะนำไปใช้' ควรลบสำเนาข้อมูลทั้งหมดออกจากระบบที่ใช้งานจริงและระบบสำรอง
ตามหลักการของการลดขนาดข้อมูลเพื่อจำกัดการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเท่าที่จำเป็นอย่างยิ่ง องค์กรของคุณระบุข้อจำกัดในการเก็บรักษา เมื่อถึงเวลานั้นก็ถึงเวลาลบข้อมูลของคุณ แต่เดี๋ยวก่อน! ข้อมูลของคุณคือทองคำของคุณ ทองของคุณอย่าทิ้ง!
คุณจะปกปิดข้อมูลได้อย่างไร?
คุณสามารถปกปิดข้อมูลได้โดยเปลี่ยนเป็นข้อมูลสังเคราะห์เพื่อดึงมูลค่าต่อไปและรักษาความฉลาดของข้อมูล
ข้อมูลสังเคราะห์ถูกสร้างขึ้นอย่างไร?
เทคนิคใหม่และสร้างสรรค์ได้รับการพัฒนาเพื่อสร้างข้อมูลสังเคราะห์ กลยุทธ์นี้ช่วยให้องค์กรของคุณได้รับคุณค่าจากข้อมูลของตน แม้ว่าจะลบข้อมูลส่วนบุคคลไปแล้วก็ตาม ด้วยโซลูชันข้อมูลสังเคราะห์ใหม่นี้ เช่น ซินโธคุณสร้างชุดข้อมูลสังเคราะห์ตามชุดข้อมูลดั้งเดิมใน Syntho หลังจากสร้างชุดข้อมูลสังเคราะห์แล้ว คุณสามารถลบชุดข้อมูลเดิมได้ (เช่น ใน ฮับความเป็นส่วนตัว) และดำเนินการวิเคราะห์ชุดข้อมูลสังเคราะห์ต่อไป โดยคงไว้ซึ่งความชาญฉลาดของข้อมูลโดยไม่มีข้อมูลส่วนบุคคล สวยเย็น
ขณะนี้องค์กรสามารถเก็บรักษาข้อมูลในรูปแบบสังเคราะห์ได้ตลอดเวลา ในที่ที่เดิมมีข้อ จำกัด ในการทำให้เกิดนวัตกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ตอนนี้พวกเขาจะมีรากฐานที่แข็งแกร่งในการตระหนักถึงนวัตกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (เมื่อเวลาผ่านไป) ซึ่งช่วยให้องค์กรเหล่านั้นมองเห็นรูปแบบ แนวโน้ม และความสัมพันธ์อันมีค่าเมื่อเวลาผ่านไปโดยอิงจากข้อมูลสังเคราะห์ (บางส่วน) เพื่อให้สามารถสนับสนุนองค์กรด้วยข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้
เหตุใดลูกค้าของเราจึงใช้ข้อมูลสังเคราะห์
สร้างรากฐานที่แข็งแกร่งในการตระหนักถึงนวัตกรรมด้วย ...
1
ไม่มีความเสี่ยง
2
ข้อมูลเพิ่มเติม
3
เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น
ข้อมูลเป็นสิ่งสังเคราะห์ แต่ทีมของเรามีจริง!
ติดต่อ Syntho และหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญของเราจะติดต่อคุณด้วยความเร็วแสงเพื่อสำรวจคุณค่าของข้อมูลสังเคราะห์!