ഡാറ്റ നിലനിർത്തൽ പരിമിതികളെ മറികടന്ന് ഡാറ്റ ഇന്റലിജൻസ് സംരക്ഷിക്കുന്നു

ജിഡിപിആറിന്റെ ആർട്ടിക്കിൾ 5 (1) (ഇ) പറയുന്നു: "വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ലാത്തതിനേക്കാൾ ഡാറ്റ വിഷയങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു രൂപത്തിൽ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ സൂക്ഷിക്കണം."

ഈ ലേഖനം പറയുന്നത്, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ നിയമപരമായി ശേഖരിക്കുകയും ഉപയോഗിക്കുകയും ചെയ്താലും, അവർക്ക് അത് അനിശ്ചിതമായി സൂക്ഷിക്കാൻ കഴിയില്ല എന്നതാണ്. ഡാറ്റയ്ക്കുള്ള സമയപരിധികൾ GDPR വ്യക്തമാക്കുന്നില്ല. ഇത് സംഘടനയാണ്. സംഭരണ ​​പരിധിയുടെ തത്വങ്ങൾ പാലിക്കുന്നത് ഡാറ്റ അപ്രസക്തവും അമിതവും കൃത്യമല്ലാത്തതും ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകുന്നതുമായ അപകടസാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നതിന് ഡാറ്റ മായ്‌ക്കുകയോ അജ്ഞാതമാക്കുകയോ സമന്വയിപ്പിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. പ്രായോഗിക വീക്ഷണകോണിൽ, സംഭരണവും സുരക്ഷയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അനാവശ്യ ചെലവുകൾക്കൊപ്പം നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ കൈവശം വയ്ക്കുന്നത് കാര്യക്ഷമമല്ല. ഓർഗനൈസേഷനുകൾ ഡാറ്റ സബ്ജക്റ്റ് ആക്സസ് അഭ്യർത്ഥനകളോട് പ്രതികരിക്കേണ്ടതുണ്ടെന്ന കാര്യം മനസ്സിൽ വച്ചുകൊണ്ട്, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ കൂടുതൽ ഡാറ്റ പരിശോധിക്കേണ്ടിവരുമ്പോൾ ഇത് കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കും. അമിതമായ അളവിൽ ഡാറ്റ കൈവശം വയ്ക്കുന്നത് ഡാറ്റ ലംഘനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അപകടസാധ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.

നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂളുകൾ പരിപാലിക്കുന്നത് നിങ്ങൾ കൈവശം വച്ചിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങളുടെ തരം, നിങ്ങൾ അത് എന്തിനുവേണ്ടിയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്, എപ്പോൾ ഇല്ലാതാക്കണം എന്നിവ പട്ടികപ്പെടുത്തുന്നു. ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നതിന്, ഓർഗനൈസേഷനുകൾ വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിലെ വിവരങ്ങൾക്കായി സ്റ്റാൻഡേർഡ് നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ സ്ഥാപിക്കുകയും രേഖപ്പെടുത്തുകയും വേണം. ഓർഗനൈസേഷനുകൾ ഈ നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ പാലിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ഉചിതമായ ഇടവേളകളിൽ നിലനിർത്തൽ അവലോകനം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.