Goresgyn Cyfyngiadau Cadw Data a Diogelu Cudd-wybodaeth Data
Goresgyn cyfnodau cadw cyfreithiol a chadw data i adnabod patrymau, tueddiadau a pherthynas werthfawr dros amser â data synthetig.
Pa mor hir y gellir storio data personol?
Er gwaethaf llymder ymddangosiadol cyfnodau cadw data'r GDPR, nid oes unrhyw reolau ar gyfyngu ar storio. Gall sefydliadau bennu eu dyddiadau cau eu hunain yn seiliedig ar ba bynnag sail y gwelant yn dda, ond rhaid i'r sefydliad ddogfennu a chyfiawnhau pam ei fod wedi gosod yr amserlen sydd ganddo.
Dylai'r penderfyniad fod yn seiliedig ar ddau ffactor allweddol: y pwrpas ar gyfer prosesu'r data, ac unrhyw ofynion rheoliadol neu gyfreithiol ar gyfer ei gadw. Cyn belled â bod un o'ch dibenion yn dal i fod yn berthnasol, gallwch barhau i storio'r data. Dylech hefyd ystyried eich gofynion cyfreithiol a rheoliadol i gadw data. Er enghraifft, pan fydd y data yn destun treth ac archwiliadau, neu i gydymffurfio â safonau diffiniedig, bydd canllawiau cadw data y mae'n rhaid i chi eu dilyn.
Gallwch chi gynllunio sut y bydd eich data yn cael ei ddefnyddio ac a fydd ei angen i'w ddefnyddio yn y dyfodol trwy greu map llif data. Mae'r broses hon hefyd yn ddefnyddiol o ran lleoli data a'i dynnu unwaith y bydd eich cyfnod cadw yn dod i ben.
Egwyddorion Lleihau Data o dan GDPR
Dywed Erthygl 5 (1) (c) o'r GDPR “Bydd data personol yn: ddigonol, perthnasol ac wedi'i gyfyngu i'r hyn sy'n angenrheidiol mewn perthynas â'r dibenion y cânt eu prosesu ar eu cyfer."
Yn ddelfrydol, mae hyn yn golygu bod sefydliadau'n nodi'r lleiafswm o ddata personol sydd ei angen i lenwi'r pwrpas y casglwyd y data ar ei gyfer. Gall penderfynu beth sy'n “ddigonol, perthnasol a chyfyngedig” fod yn her i sefydliadau gan nad yw'r termau hyn wedi'u diffinio gan y GDPR. I asesu a ydych chi'n dal y swm cywir o ddata, yn gyntaf, byddwch yn glir pam mae angen y data a pha fath o ddata sy'n cael ei gasglu. Ar gyfer categorïau arbennig neu ddata troseddau, mae'r pryderon yn cael eu dwysáu ymhellach.
Ni fyddai casglu data personol ar y cyfle y gallai fod yn ddefnyddiol yn y dyfodol yn cydymffurfio â'r egwyddor o leihau data. Dylai sefydliadau adolygu eu gweithgareddau prosesu o bryd i'w gilydd i sicrhau bod data personol yn parhau i fod yn berthnasol, yn gywir ac yn ddigonol at eich dibenion gan ddileu unrhyw beth nad oes ei angen mwyach.
Am y rheswm hwn, mae lleihau data wedi'i gysylltu'n agos â'r egwyddor cyfyngu ar storio.
Cyfyngiadau cadw fel y'u nodwyd gan GDPR
Dywed Erthygl 5 (1) (e) o’r GDPR: “Rhaid cadw data personol ar ffurf sy’n caniatáu adnabod gwrthrych data am ddim hwy nag sy’n angenrheidiol at y dibenion y caiff y data personol eu prosesu ar eu cyfer.”
Yr hyn y mae'r erthygl hon yn ei ddweud yw, hyd yn oed os yw sefydliad yn casglu ac yn defnyddio data personol yn gyfreithlon, ni allant ei gadw am gyfnod amhenodol. Nid yw'r GDPR yn nodi terfynau amser ar gyfer y data. Mae hyn i fyny i'r sefydliad. Mae cydymffurfio ag egwyddorion cyfyngu storio yn sicrhau bod data'n cael ei ddileu, ei ddienw neu ei syntheseiddio i leihau'r risg y bydd y data'n dod yn amherthnasol ac yn ormodol neu'n anghywir ac allan o ddata. O safbwynt ymarferol, mae'n aneffeithlon dal mwy o ddata personol nag sydd ei angen arnoch gyda chostau diangen sy'n gysylltiedig â storio a diogelwch. Gan gofio bod yn rhaid i sefydliadau ymateb i geisiadau mynediad gwrthrych data, mae hyn yn dod yn anoddach po fwyaf o ddata y mae'n rhaid i sefydliad ei ddidoli. Mae dal gormod o ddata hefyd yn cynyddu'r risg sy'n gysylltiedig â thorri data.
Mae cynnal amserlenni cadw yn rhestru'r mathau o wybodaeth sydd gennych chi, ar gyfer beth rydych chi'n ei defnyddio, a phryd y mae'n rhaid ei dileu. Er mwyn cydymffurfio â gofynion dogfennaeth, rhaid i sefydliadau sefydlu a dogfennu cyfnodau cadw safonol ar gyfer gwahanol gategorïau o wybodaeth. Fe'ch cynghorir i sefydliadau sicrhau eu bod yn cydymffurfio â'r cyfnodau cadw hyn ac adolygu cadw ar gyfnodau priodol.
Cadw gwerth data
“Data yw olew newydd yr economi ddigidol”. Ydy, gall hwn fod yn ddatganiad rhy fawr, ond bydd y mwyafrif yn cytuno bod data yn werthfawr ac yn hanfodol i sefydliadau wireddu arloesedd, mae'n caniatáu i sefydliadau sylwi ar batrymau, tueddiadau a pherthynas werthfawr dros amser i gefnogi'r sefydliad gyda mewnwelediadau gweithredadwy.
Fodd bynnag, mae'r egwyddor lleihau data a chyfnodau cadw data cyfreithiol (penodol) yn ei gwneud yn ofynnol i sefydliadau ddinistrio data ar ôl cyfnod penodol o amser. O ganlyniad, mae'n rhaid i'r sefydliadau hynny ddinistrio eu sylfaen ar gyfer gwireddu arloesedd sy'n cael ei yrru gan ddata: data. Heb ddata a chronfa ddata gyfoethog o ddata hanesyddol, bydd gwireddu arloesedd sy'n cael ei yrru gan ddata yn dod yn heriol. Felly, mae hyn yn cyflwyno sefyllfa lle na all sefydliadau weld patrymau, tueddiadau a pherthynas werthfawr dros amser i gefnogi'r sefydliad gyda mewnwelediadau gweithredadwy oherwydd data wedi'i ddinistrio.
Felly, sut ydych chi'n goresgyn yr heriau hyn wrth warchod deallusrwydd data?
Gallwch weithio o amgylch terfynau amser cadw data trwy greu data synthetig neu drwy ddienw data; mae hyn yn golygu na ellir cysylltu'r wybodaeth â phwnc data adnabyddadwy. Os yw'ch data'n ddienw, mae'r GDPR yn caniatáu ichi ei gadw cyhyd ag y dymunwch.
Dylech fod yn ofalus wrth wneud hyn, fodd bynnag. Os gellir defnyddio'r wybodaeth ochr yn ochr â gwybodaeth arall sydd gan y sefydliad i adnabod unigolyn, yna nid yw'n ddienw yn ddigonol. Y blog hwn yn dangos ac yn egluro pam mae technegau anhysbysu clasurol yn methu ac yn yr achos defnyddio cadw data hwn, nid ydynt yn cynnig unrhyw ddatrysiad.
Beth i'w wneud â data y tu hwnt i'r cyfnod cadw
Mae gennych dri opsiwn pan ddaw'r dyddiad cau ar gyfer cadw data i ben: fe allech chi ddileu, anhysbysu, neu greu data synthetig.
Os dewiswch ddileu'r data, rhaid i chi sicrhau bod pob copi wedi'i daflu. I wneud hyn, bydd angen i chi ddarganfod ble mae'r data'n cael ei storio. A yw'n ffeil ddigidol, copi caled neu'r ddau?
Mae'n hawdd dileu data copi caled, ond mae data digidol yn aml yn gadael olrhain a gall copïau fod yn rhan o weinyddion ffeiliau a chronfeydd data anghofiedig. Er mwyn cydymffurfio â'r GDPR, bydd angen i chi roi'r data 'y tu hwnt i'w ddefnyddio'. Dylid tynnu pob copi o'r data o systemau byw a gwneud copi wrth gefn.
Gan gydymffurfio â'r egwyddor o leihau data i gyfyngu'r defnydd o ddata personol i'r hyn sy'n hollol angenrheidiol, nododd eich sefydliad gyfyngiad cadw. Pan fydd y foment honno'n cyrraedd, mae'n bryd dileu'ch data. Ond aros! Eich aur yw eich data. Peidiwch â thaflu'ch aur!
Sut ydych chi'n anhysbysu'r data?
Gallwch ddienw'r data trwy ei droi yn Ddata Synthetig i barhau i dynnu gwerth a chadw deallusrwydd data.
Sut mae Data Synthetig yn cael ei greu?
Mae technegau newydd a dyfeisgar wedi'u datblygu i gynhyrchu data synthetig. Mae'r strategaeth hon yn caniatáu i'ch sefydliad gael gwerth o'i ddata hyd yn oed ar ôl iddo ddileu'r wybodaeth bersonol. Gyda'r datrysiad Data Synthetig newydd hwn fel Syntho, rydych chi'n cynhyrchu Set Ddata Synthetig yn seiliedig ar y set ddata wreiddiol yn Syntho. Ar ôl cynhyrchu'r Set Ddata Synthetig, gallwch ddileu'r set ddata wreiddiol (er enghraifft yn Hwb Preifatrwydd) a pharhau i berfformio dadansoddiad ar y Set Ddata Synthetig, gan gadw'r wybodaeth ddata heb y data personol. Cŵl iawn.
Bellach mae sefydliadau'n gallu cadw data dros amser ar ffurf synthetig. Lle roeddent yn gyfyngedig yn wreiddiol o ran gwireddu arloesedd a yrrir gan ddata, bydd ganddynt bellach sylfaen gref i wireddu arloesedd a yrrir gan ddata (dros amser). Mae hyn yn caniatáu i'r sefydliadau hynny sylwi ar batrymau, tueddiadau a pherthynas werthfawr dros amser yn seiliedig ar ddata synthetig (yn rhannol), fel y gallant gefnogi'r sefydliad gyda mewnwelediadau gweithredadwy.
Pam mae ein cwsmeriaid yn defnyddio data synthetig
Adeiladu sylfaen gref i wireddu arloesiadau gyda ...
1
Dim Risg
2
Mwy o ddata
3
Mynediad cyflymach i ddata
Mae data yn synthetig, ond mae ein tîm yn go iawn!
Cysylltwch â Syntho a bydd un o'n harbenigwyr yn cysylltu â chi ar gyflymder y golau i archwilio gwerth data synthetig!