ডেটা ধরে রাখার সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করা এবং ডেটা ইন্টেলিজেন্স সংরক্ষণ করা

জিডিপিআর এর অনুচ্ছেদ 5 (1) (ই) বলছে: "ব্যক্তিগত তথ্য এমন একটি ফর্মের মধ্যে রাখা হবে যা ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণের উদ্দেশ্যে প্রয়োজনের চেয়ে বেশি সময়ের জন্য ডেটা বিষয় সনাক্তকরণের অনুমতি দেয়।"

এই নিবন্ধটি যা বলে তা হল, এমনকি যদি কোনও সংস্থা আইনগতভাবে ব্যক্তিগত ডেটা সংগ্রহ করে এবং ব্যবহার করে তবে তারা এটি অনির্দিষ্টকালের জন্য রাখতে পারে না। জিডিপিআর ডেটার জন্য সময়সীমা নির্দিষ্ট করে না। এটি সংগঠনের উপর নির্ভর করে। স্টোরেজ সীমাবদ্ধতার নীতির সাথে সম্মতি নিশ্চিত করে যে ডেটা মুছে ফেলা হয়, বেনামী করা হয়, অথবা সংশ্লেষিত হয় যাতে ডেটা অপ্রাসঙ্গিক এবং অত্যধিক বা ভুল এবং ডেটার বাইরে থাকে। ব্যবহারিক দৃষ্টিকোণ থেকে স্টোরেজ এবং নিরাপত্তার সাথে সম্পর্কিত অপ্রয়োজনীয় খরচের সাথে আপনার প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ব্যক্তিগত তথ্য রাখা অক্ষম। মনে রাখবেন যে সংস্থাগুলিকে অবশ্যই ডেটা সাবজেক্ট অ্যাক্সেসের অনুরোধগুলিতে সাড়া দিতে হবে, এটি একটি সংস্থার যত বেশি ডেটা অনুসন্ধান করতে হবে ততই এটি আরও কঠিন হয়ে ওঠে। অতিরিক্ত পরিমাণে ডেটা রাখা ডেটা লঙ্ঘনের সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকি বাড়ায়।

রক্ষণাবেক্ষণের সময়সূচী বজায় রাখা আপনি যে ধরনের তথ্য রাখেন, আপনি এটি কিসের জন্য ব্যবহার করেন এবং কখন এটি মুছে ফেলতে হবে। ডকুমেন্টেশনের প্রয়োজনীয়তা মেনে চলার জন্য, সংস্থাগুলিকে অবশ্যই বিভিন্ন শ্রেণীর তথ্যের জন্য আদর্শ ধারণের সময়কাল স্থাপন এবং নথিভুক্ত করতে হবে। সংগঠনগুলির জন্য পরামর্শ দেওয়া হয় যে তারা এই ধরে রাখার সময়সীমা মেনে চলছে এবং যথাযথ বিরতিতে ধরে রাখার পর্যালোচনা করবে।