Teorainneacha Coinneála Sonraí a Shárú agus Faisnéis Sonraí a Chaomhnú
Tréimhsí coinneála dlíthiúla a shárú agus sonraí a chaomhnú chun patrúin, treochtaí agus caidreamh luachmhar a fheiceáil le himeacht ama le sonraí sintéiseacha.
Cé chomh fada is féidir sonraí pearsanta a stóráil?
In ainneoin déine dealraitheach thréimhsí coinneála sonraí an GDPR, níl aon rialacha ann maidir le teorannú stórála. Is féidir le heagraíochtaí a spriocdhátaí féin a shocrú bunaithe ar cibé forais is cuí leo, ach caithfidh an eagraíocht a dhoiciméadú agus a chosaint cén fáth ar shocraigh sí an fráma ama atá aici.
Ba cheart go mbeadh an cinneadh bunaithe ar dhá phríomhfhachtóir: an cuspóir chun na sonraí a phróiseáil, agus aon cheanglais rialála nó dlí chun iad a choinneáil. Chomh fada agus a bheidh feidhm ag ceann de do chuspóirí fós, is féidir leat leanúint ar aghaidh ag stóráil na sonraí. Ba cheart duit smaoineamh freisin ar do riachtanais dhlíthiúla agus rialála chun sonraí a choinneáil. Mar shampla, nuair a bheidh na sonraí faoi réir cánach agus iniúchtaí, nó chun caighdeáin shainithe a chomhlíonadh, beidh treoirlínte coinneála sonraí ann a chaithfidh tú a leanúint.
Is féidir leat pleanáil a dhéanamh ar an gcaoi a n-úsáidfear do chuid sonraí agus an mbeidh siad ag teastáil lena n-úsáid sa todhchaí trí mhapa sreafa sonraí a chruthú. Tá an próiseas seo cabhrach freisin maidir le sonraí a aimsiú agus iad a bhaint chomh luath agus a rachaidh do thréimhse choinneála in éag.
Prionsabail Íoslaghdaithe Sonraí faoi GDPR
Deir Airteagal 5 (1) (c) den GDPR “Beidh sonraí pearsanta: leordhóthanach, ábhartha agus teoranta don mhéid is gá i ndáil leis na críocha dá ndéantar iad a phróiseáil."
Go hidéalach, ciallaíonn sé seo go n-aithníonn eagraíochtaí an t-íosmhéid sonraí pearsanta is gá chun an cuspóir ar bailíodh na sonraí ina leith a líonadh. Is dúshlán é d’eagraíochtaí cinneadh a dhéanamh ar “atá leordhóthanach, ábhartha agus teoranta” toisc nach sainmhíníonn an GDPR na téarmaí seo. Chun a mheas an bhfuil an méid ceart sonraí á choinneáil agat, ar dtús, bí soiléir faoin bhfáth go bhfuil na sonraí ag teastáil agus cén cineál sonraí a bhailítear. Maidir le catagóirí speisialta nó sonraí maidir le cionta coiriúla, déantar na hábhair imní a mhéadú níos mó.
Ní bheadh bailiú sonraí pearsanta ar an seans go bhféadfadh sé a bheith úsáideach sa todhchaí cloí le prionsabal an íoslaghdaithe sonraí. Ba cheart d’eagraíochtaí athbhreithniú tréimhsiúil a dhéanamh ar a gcuid gníomhaíochtaí próiseála chun a chinntiú go bhfanann sonraí pearsanta ábhartha, cruinn agus leordhóthanach chun do chuspóirí ag scriosadh aon rud nach bhfuil ag teastáil a thuilleadh.
Ar an gcúis seo, tá íoslaghdú sonraí nasctha go dlúth le prionsabal an teorannaithe stórála.
Teorainneacha coinneála mar atá leagtha amach ag GDPR
Deir Airteagal 5 (1) (e) den GDPR: “Coinneofar sonraí pearsanta i bhfoirm a cheadaíonn ábhair sonraí a shainaithint ar feadh tréimhse nach faide ná mar is gá chun na gcríoch a ndéantar na sonraí pearsanta a phróiseáil ina leith."
Is é a deir an t-alt seo, fiú má bhailíonn agus go n-úsáideann eagraíocht sonraí pearsanta go dleathach, ní féidir leo iad a choinneáil ar feadh tréimhse éiginnte. Ní shonraíonn an GDPR teorainneacha ama do na sonraí. Is faoin eagraíocht seo atá sé. Trí phrionsabail an teorannaithe stórais a chomhlíonadh, cinntítear go ndéantar sonraí a scriosadh, a ainmniú nó a shintéisiú chun an riosca go n-éireoidh na sonraí neamhábhartha agus iomarcach nó míchruinn agus as sonraí a laghdú. Ó thaobh praiticiúil de, tá sé mí-éifeachtach níos mó sonraí pearsanta a choinneáil ná mar a theastaíonn uait le costais neamhriachtanacha a bhaineann le stóráil agus slándáil. Ag cuimhneamh go gcaithfidh eagraíochtaí freagairt d’iarrataí rochtana ar ábhar sonraí, bíonn sé níos deacra dá mhéad sonraí a chaithfidh eagraíocht a scagadh. Méadaíonn an riosca a bhaineann le sárú sonraí freisin má choimeádtar an iomarca sonraí.
Coinníonn sceidil coinneála na cineálacha faisnéise atá agat, an úsáid a bhaineann tú as, agus cathain a chaithfear í a scriosadh. Chun ceanglais doiciméadaithe a chomhlíonadh, ní mór d’eagraíochtaí tréimhsí coinneála caighdeánacha a bhunú agus a dhoiciméadú do chatagóirí éagsúla faisnéise. Tá sé inmholta d’eagraíochtaí a chinntiú go bhfuil siad ag comhlíonadh na dtréimhsí coinneála seo agus athbhreithniú a dhéanamh ar choinneáil ag eatraimh iomchuí.
Luach na sonraí a choinneáil
“Is iad sonraí ola nua an gheilleagair dhigitigh”. Sea, b’fhéidir gur ráiteas róphéinteáilte é seo, ach aontóidh a bhformhór go bhfuil sonraí luachmhar agus riachtanach d’eagraíochtaí chun nuálaíocht a bhaint amach, tugann sé deis d’eagraíochtaí patrúin, treochtaí agus caidreamh luachmhar a fheiceáil le himeacht ama chun tacú leis an eagraíocht le léargas inghníomhaithe.
Mar sin féin, éilíonn an prionsabal íoslaghdaithe sonraí agus tréimhsí coinneála sonraí dlíthiúla (sonracha) ar eagraíochtaí sonraí a scriosadh tar éis tréimhse áirithe ama. Dá bhrí sin, caithfidh na heagraíochtaí sin a mbunús a scriosadh chun nuálaíocht sonraí-tiomáinte a réadú: sonraí. Gan sonraí agus bunachar sonraí saibhir sonraí stairiúla, beidh sé dúshlánach réadú na nuálaíochta sonraí-tiomáinte. Dá réir sin, tugtar isteach é seo cás nach féidir le heagraíochtaí patrúin, treochtaí agus caidreamh luachmhar a fheiceáil le himeacht ama chun tacú leis an eagraíocht le léargas inghníomhaithe mar gheall ar shonraí scriosta.
Mar sin, conas a sháraíonn tú na dúshláin seo agus faisnéis sonraí á chaomhnú agat?
Féadfaidh tú oibriú timpeall ar spriocdhátaí coinneála sonraí trí shonraí sintéiseacha a chruthú nó trí shonraí a chur gan ainm; ciallaíonn sé seo nach féidir an fhaisnéis a nascadh le hábhar sonraí inaitheanta. Má tá do chuid sonraí gan ainm, ligeann an GDPR duit iad a choinneáil chomh fada agus a theastaíonn uait.
Ba cheart duit a bheith cúramach agus é seo á dhéanamh, áfach. Más féidir an fhaisnéis a úsáid in éineacht le faisnéis eile atá ag an eagraíocht chun duine a aithint, ansin níl sí gan ainm go leordhóthanach. An blag seo léiríonn agus míníonn sé an fáth go dteipeann ar theicnící anaithnidithe clasaiceacha agus sa chás úsáide coinneála sonraí seo, ní thairgeann siad aon réiteach.
Cad atá le déanamh le sonraí tar éis na tréimhse coinneála
Tá trí rogha agat nuair a rachaidh an spriocdháta do choinneáil sonraí in éag: d’fhéadfá sonraí sintéiseacha a scriosadh, gan ainm nó a chruthú.
Má roghnaíonn tú na sonraí a scriosadh, ní mór duit a chinntiú gur scriosadh gach cóip. Chun seo a dhéanamh, beidh ort a fháil amach cá stóráiltear na sonraí. An comhad digiteach, cóip chrua nó an dá rud é?
Is furasta sonraí cóip chrua a scriosadh, ach is minic a fhágann sonraí digiteacha rian agus d’fhéadfadh cóipeanna a bheith i bhfreastalaithe comhaid agus i mbunachair sonraí dearmadta. Chun an GDPR a chomhlíonadh, beidh ort na sonraí a chur ‘thar úsáid’. Ba cheart gach cóip de na sonraí a bhaint de chórais bheo agus chúltaca.
Ag cloí le prionsabal an íoslaghdaithe sonraí chun úsáid sonraí pearsanta a theorannú go dtí an méid atá riachtanach, léirigh d’eagraíocht teorannú coinneála. Nuair a thagann an nóiméad sin, tá sé in am do chuid sonraí a scriosadh. Ach fan! Is ór do chuid sonraí. Ná caith d’ór ar shiúl!
Conas a chuireann tú na sonraí gan ainm?
Is féidir leat na sonraí a chur gan ainm trí iad a iompú ina Sonraí Sintéiseacha chun leanúint de luach a tharraingt agus faisnéis sonraí a chaomhnú.
Conas a chruthaítear Sonraí Sintéiseacha?
Forbraíodh teicnící nua agus airgtheacha chun sonraí sintéiseacha a ghiniúint. Ligeann an straitéis seo d’eagraíocht luach a fháil óna sonraí fiú tar éis di an fhaisnéis phearsanta a scriosadh. Leis an réiteach nua Sonraí Sintéiseacha seo mar Sintéis, gineann tú tacar sonraí sintéiseach bunaithe ar an tacar sonraí bunaidh i Syntho. Tar éis duit an tacar sonraí sintéiseach a ghiniúint, is féidir leat an tacar sonraí bunaidh a scriosadh (mar shampla i Mol Príobháideachta) agus leanúint ar aghaidh ag déanamh anailíse ar an Tacar Sonraí Sintéiseach, ag coinneáil na faisnéise sonraí gan na sonraí pearsanta. Go leor fionnuar.
Anois tá eagraíochtaí in ann sonraí a chaomhnú le himeacht ama i bhfoirm shintéiseach. Sa chás go raibh siad teoranta ar dtús maidir le nuálaíocht sonraí-tiomáinte a réadú, beidh bunús láidir acu anois chun nuálaíocht sonraí-tiomáinte a bhaint amach (le himeacht ama). Ligeann sé seo do na heagraíochtaí sin patrúin, treochtaí agus caidreamh luachmhar a fheiceáil le himeacht ama bunaithe ar shonraí sintéiseacha (go páirteach), ionas gur féidir leo tacú leis an eagraíocht le léargas inghníomhaithe.
An fáth a n-úsáideann ár gcustaiméirí sonraí sintéiseacha
Tóg bunús láidir chun nuálaíochtaí le ...
1
Gan Riosca
2
Tuilleadh sonraí
3
Rochtain níos gasta ar shonraí
Tá na sonraí sintéiseach, ach tá ár bhfoireann fíor!
Déan teagmháil le Syntho agus rachaidh duine dár saineolaithe i dteagmháil leat ar luas an tsolais chun luach sonraí sintéiseacha a iniúchadh!