డేటా నిలుపుదల పరిమితులను అధిగమించడం మరియు డేటా మేధస్సును సంరక్షించడం

GDPR యొక్క ఆర్టికల్ 5 (1) (ఇ) ఇలా చెబుతోంది: "వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేసే ప్రయోజనాల కోసం అవసరానికి మించి డేటా సబ్జెక్ట్‌లను గుర్తించడానికి అనుమతించే రూపంలో వ్యక్తిగత డేటాను ఉంచాలి."

ఈ కథనం ఏమిటంటే, ఒక సంస్థ వ్యక్తిగత డేటాను చట్టబద్ధంగా సేకరించి ఉపయోగించినప్పటికీ, వారు దానిని నిరవధికంగా ఉంచలేరు. GDPR డేటా కోసం సమయ పరిమితులను పేర్కొనలేదు. ఇది సంస్థకు సంబంధించినది. నిల్వ పరిమితి సూత్రాలను పాటించడం వలన డేటా అసంబద్ధం మరియు అధికం లేదా సరికాని మరియు డేటా అయిపోయే ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి డేటాను తొలగించడం, అనామకం చేయడం లేదా సంశ్లేషణ చేయడం నిర్ధారిస్తుంది. ఆచరణాత్మక కోణం నుండి నిల్వ మరియు భద్రతకు సంబంధించిన అనవసరమైన ఖర్చులతో మీకు అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువ వ్యక్తిగత డేటాను కలిగి ఉండటం అసమర్థమైనది. డేటా సబ్జెక్ట్ యాక్సెస్ అభ్యర్థనలకు సంస్థలు తప్పక ప్రతిస్పందిస్తాయని గుర్తుంచుకోండి, సంస్థ మరింత డేటాను జల్లెడ పట్టడం వలన ఇది మరింత కష్టమవుతుంది. అధిక మొత్తంలో డేటాను కలిగి ఉండటం కూడా డేటా ఉల్లంఘనకు సంబంధించిన ప్రమాదాన్ని పెంచుతుంది.

నిలుపుదల షెడ్యూల్‌లను నిర్వహించడం వలన మీరు కలిగి ఉన్న సమాచారం యొక్క రకాలు, మీరు దేని కోసం ఉపయోగిస్తున్నారు మరియు దానిని ఎప్పుడు తొలగించాలి. డాక్యుమెంటేషన్ అవసరాలకు అనుగుణంగా, సంస్థలు వివిధ వర్గాల సమాచారం కోసం ప్రామాణిక నిలుపుదల కాలాలను ఏర్పాటు చేయాలి మరియు డాక్యుమెంట్ చేయాలి. సంస్థలు ఈ నిలుపుదల కాలాలను పాటిస్తున్నాయో లేదో మరియు తగిన వ్యవధిలో నిలుపుదలని సమీక్షిస్తాయని నిర్ధారించుకోవడం మంచిది.